我國勘察設(shè)計(jì)單位自20世紀(jì)80年代改革以來，經(jīng)過實(shí)行技術(shù)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,，企業(yè)化管理,、自收自支、轉(zhuǎn)變經(jīng)營機(jī)制,、參與市場競爭,，增強(qiáng)了單位的活力，面貌發(fā)生了顯著的變化,。

    隨著世界經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展,， 特別是我國加入WTO以后,，處于發(fā)展中的我國各行各業(yè)都在與國際接軌，建筑工程業(yè)也不例外,，必須走向國際,，與國際公司競爭，在競爭中求生存,、求發(fā)展,。在這種情況下，工程建設(shè)新的體制應(yīng)運(yùn)而生,，通過招標(biāo)投標(biāo)選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的工程公司,， 以項(xiàng)目法人為主體，實(shí)施建設(shè)項(xiàng)目承包制,。在國內(nèi)大型綜合勘察設(shè)計(jì)單位正在逐步向全功能的EPC工程公司轉(zhuǎn)制,。EPC工程公司對節(jié)省投資、縮短工期,、保證質(zhì)量以及提高自身經(jīng)濟(jì)效益等方面將會收到良好的效果,。

    EPC全過程的系統(tǒng)和整體管理，有利于實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì),、采購,、施工整體優(yōu)化管理。而項(xiàng)目采購管理是EPC全過程的系統(tǒng)和整體管理的一個(gè)重要組成部分,。

    一,、采購管理的重要性

    項(xiàng)目采購管理是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分，與工程項(xiàng)目建設(shè)全過程有著密切的聯(lián)系,，是工程項(xiàng)目建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ),。根據(jù)國內(nèi)外眾多工程項(xiàng)目總承包合同價(jià)款內(nèi)容的分析設(shè)備、散材的總承包合同價(jià)款中所占的比重在一半以上,。而且類別品種極多,、技術(shù)性強(qiáng)、涉及面廣,、工作量大,，同時(shí)對其質(zhì)量、價(jià)格和進(jìn)度都有著嚴(yán)格的要求,，并具有較大的風(fēng)險(xiǎn)性,。稍有失誤，不僅影響工程的質(zhì)量,、進(jìn)度和費(fèi)用,，甚至?xí)?dǎo)致總承包單位的虧損。提高對采購管理工作重要性的認(rèn)識,，自覺加強(qiáng)對采購工作的領(lǐng)導(dǎo),，對工程建設(shè)項(xiàng)目的順利實(shí)施有著重要的意義,。

    l、在工程項(xiàng)目總承包合同簽訂之前的投標(biāo)報(bào)價(jià)階段,，緊密配合報(bào)價(jià)部門進(jìn)行投標(biāo)報(bào)價(jià),。弄清有關(guān)設(shè)備、散材的規(guī)格,、品種,、數(shù)量和技術(shù)要求，進(jìn)行市場價(jià)格調(diào)查,，向報(bào)價(jià)部門提供較為可靠而合理的價(jià)格,。這對于能否取得項(xiàng)目，能否取得正常效益,，有很大影響,。

    2、工程項(xiàng)目總承包合同簽訂之后,， 采購部門應(yīng)緊密配合項(xiàng)目施工部門有計(jì)劃地進(jìn)行設(shè)備,、散材的采購并及時(shí)供貨到現(xiàn)場， 保證工程項(xiàng)目的順利實(shí)施,。既不能使工程因設(shè)備,、散材供應(yīng)不及時(shí)而造成窩工損失，也不能盲目采購,，造成積壓,、脹庫，和占用較多資金的現(xiàn)象發(fā)生,。因此,，必須對設(shè)備、散材的交貨進(jìn)度和數(shù)量進(jìn)行跟蹤控制,。由此可見,，設(shè)備、散材的采購進(jìn)度,，直接影響整個(gè)工程項(xiàng)目的進(jìn)度，絕不可掉以輕心,。

    3,、 由于設(shè)備、散材的費(fèi)用在整個(gè)項(xiàng)目造價(jià)中所占的比重很大,，搞好采購工作對降低整個(gè)工程項(xiàng)目的造價(jià)有重要作用,。不僅要對貨物本身的價(jià)格進(jìn)行選擇，還要綜合分析一系列與價(jià)格有關(guān)的其它方面問題,。例如,，根據(jù)市場價(jià)格浮動的趨勢,， 和工程項(xiàng)目施工計(jì)劃， 選擇合適的進(jìn)貨時(shí)間和批量,；根據(jù)周轉(zhuǎn)資金的有效利用和匯率,、利率等情況，選擇合理的付款方式和'付款貨幣,； 根據(jù)對供貨廠商的資金和信譽(yù)的調(diào)查,，選擇可靠的供貨廠商；既使是資信較好的廠商,，在許多設(shè)備,、散材訂貨合同中，也應(yīng)當(dāng)有各種制約條款,?？傊Х桨儆?jì)化解風(fēng)險(xiǎn),，減少損失,，增加效益，以降低整個(gè)工程項(xiàng)目的造價(jià),。

    4,、設(shè)備、散材的質(zhì)量,， 不僅會影響工程項(xiàng)目的進(jìn)度和費(fèi)用,，而且對整個(gè)項(xiàng)目的工程質(zhì)量有著直接的影響，并將決定工程項(xiàng)目建成后能否順利開車并達(dá)到連續(xù),、穩(wěn)定和安全運(yùn)行的要求,。

    5、為順利實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的三大控制目標(biāo)任務(wù),，必須對設(shè)備,、散材的采購進(jìn)度、費(fèi)用和質(zhì)量進(jìn)行控制,，以保證項(xiàng)目實(shí)施的順利進(jìn)行,。把采購納入設(shè)計(jì)程序，以及對設(shè)備,、散材進(jìn)行跟蹤控制,， 已成為國際工程公司項(xiàng)目管理的普遍做法，很值得我們學(xué)習(xí),、借鑒,。

    二、采購工作的程序與接口

    l,、采購工作基本程序

    (1)編制采購計(jì)劃及采購進(jìn)度計(jì)劃,；

    (2)接收請購文件,；

    (3)確定合格供貨廠商；

    (4)編制詢價(jià)文件,；

    (5)報(bào)價(jià)的評審,；

    (6)召開供貨廠商協(xié)調(diào)會及簽訂合同；

    (7)調(diào)整采購進(jìn)度計(jì)劃,；

    (8)催交,；

    (9)設(shè)備檢驗(yàn)；

    (10)包裝,、運(yùn)輸,；

    (11)現(xiàn)場交接及收尾服務(wù)。

    2,、采購工作與設(shè)計(jì)工作的接口關(guān)系

    (1)設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目的設(shè)備表,，并據(jù)此編制出設(shè)備請購文件，經(jīng)控制部門提交給采購部,。設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)編制設(shè)計(jì)各專業(yè)的散裝材料表(包括技術(shù)要求),， 由項(xiàng)目材控工程師匯總，并據(jù)此編制項(xiàng)目的散材請購文件,，提交給采購部門,。由采購部門加上商務(wù)文件，匯集成完整的詢價(jià)文件,，向供貨廠商發(fā)出詢價(jià),。

    (2)設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)對供貨廠商報(bào)價(jià)的技術(shù)部分提出評審意見，排出推薦順序,，供采購部門確定供貨廠商,。

    (3)設(shè)計(jì)部門派員參加由采購部門組織的廠商協(xié)調(diào)會，負(fù)責(zé)技術(shù)及圖紙資料方面的談判,。

    (4)采購部門匯總技術(shù)評審和商務(wù)評審意見,，進(jìn)行綜合評審，并確定出擬簽訂訂貨合同的供貨廠商,。當(dāng)技術(shù)評審結(jié)果與商務(wù)評審結(jié)果出現(xiàn)較大距離時(shí),，采購經(jīng)理應(yīng)與設(shè)計(jì)經(jīng)理進(jìn)行充分協(xié)商，爭取達(dá)成一致結(jié)果,，否則可提交給項(xiàng)目經(jīng)理裁定或提出風(fēng)險(xiǎn)備忘錄,。

    (5)由采購部門負(fù)責(zé)催交供貨廠商提交的先期圖紙(ACF)及最終確認(rèn)圖紙(CF)，提交設(shè)計(jì)部門審查確認(rèn)后,，及時(shí)返回供貨廠商，若有異議,，采購部門應(yīng)要求供貨廠商提交修正后的圖紙資料,，以便重新確認(rèn),。

    (6)在編制裝置主進(jìn)度計(jì)劃時(shí)，對所有設(shè)備,、散材的采購控制點(diǎn),，按項(xiàng)目合同的要求進(jìn)度，由采購部門分類提出進(jìn)度計(jì)劃方案(包括請購單提出的時(shí)間),， 經(jīng)設(shè)計(jì)部門認(rèn)可,，提交項(xiàng)目經(jīng)理批淮。

    (7)在設(shè)備制造過程中,，設(shè)計(jì)部門有責(zé)任派員處理有關(guān)設(shè)計(jì)問題或技術(shù)問題,。

    (8)根據(jù)訂貨合同規(guī)定，需由供需雙方共同參加檢驗(yàn),、監(jiān)造的環(huán)節(jié),，采購部門要派員參加，必要時(shí)可請?jiān)O(shè)計(jì)人員參加產(chǎn)品試驗(yàn),、試運(yùn)轉(zhuǎn)等出廠前的檢驗(yàn)工作,。

    (9)由于設(shè)計(jì)變更而引起的采購變更，均應(yīng)按變更程序辦理,。

    三,、舉例說明

    項(xiàng)目采購管理包括需要從執(zhí)行組織以外獲得貨物和服務(wù)的過程。他是從買方的角度對買方一一賣方關(guān)系進(jìn)行討論,。下面僅以某宿舍樓工程總承包采購電梯為例,，說明有關(guān)采購的問題：

    1、采購計(jì)劃編制：

    采購計(jì)劃編制：是確定怎樣從項(xiàng)目組織以外采購產(chǎn)品和服務(wù)以最好地滿足項(xiàng)目需求的過程,。他涉及到是否采購,、怎樣采購、采購對象,、采購數(shù)量及采購時(shí)間,。為此我們專門成立電梯采購技術(shù)考核組，明確職責(zé)進(jìn)度,，質(zhì)量和費(fèi)用的控制目標(biāo),。

    2、合同類型選擇：

    為了規(guī)避買方風(fēng)險(xiǎn),，我們決定電梯采購合同采用固定價(jià)格合同,，這樣雙方合同一經(jīng)簽訂合同總價(jià)固定不變，除非經(jīng)雙方協(xié)商同意后方可改變,， 這對于供貨商來講合同一經(jīng)簽訂,，項(xiàng)目所需的產(chǎn)品無論成本超支多少，甚至由于某些原因虧本，原則上也不能調(diào)整總價(jià),。當(dāng)然這就需要我們所確定的總價(jià)是經(jīng)過預(yù)算部門精心測算過的,，價(jià)格已壓到足夠低。

    3,、詢價(jià)計(jì)劃編制包括準(zhǔn)備支持詢價(jià)所需要的文檔,。標(biāo)準(zhǔn)格式：包括標(biāo)準(zhǔn)合同、采購項(xiàng)的描述或所需標(biāo)書文檔全部或部分的標(biāo)準(zhǔn)化版本,。采購文件：用于潛在的賣方邀請?zhí)峤唤ㄗh書,。采購文件既要嚴(yán)格，以保證答復(fù)的一致性和可比性,；又要靈活,，以允許考慮賣方對滿足要求的更好方法的建議。評審標(biāo)準(zhǔn)用于對建議書進(jìn)行排序和評分,。

    4,、詢價(jià)：是從潛在的賣方獲得項(xiàng)目需求的信息，本過程絕大部分實(shí)際工作由潛在的賣方支持,，一般對項(xiàng)目沒有成本發(fā)生,。投標(biāo)人會議：是在準(zhǔn)備建議書之前與潛在的賣方召開的會議，用于保證所有潛在的賣方對采購有一個(gè)清楚的,、一般的理解,。建議書：是賣方準(zhǔn)備的說明其提供產(chǎn)品的能力和意愿的。

    5,、供方選擇：指接收投標(biāo)書或建議書并依據(jù)評審標(biāo)準(zhǔn)選擇供應(yīng)者,。價(jià)格可能是決定現(xiàn)成項(xiàng)采購的首要因素。但如果不能證明賣方能夠按時(shí)交貨,，則最低報(bào)價(jià)不一定是最低成本,；建議書通常分技術(shù)部分和商務(wù)部分，并分別進(jìn)行評審,；對于關(guān)鍵產(chǎn)品,，可能需要有多個(gè)來源。

    6,、供方選擇的方法：合同談判：是在合同簽約前,，關(guān)于合同構(gòu)成和要求的澄清和雙方協(xié)方；加權(quán)體系：量化定性數(shù)據(jù),，以盡量降低供方選擇中人為偏見影響的方法,；篩選系統(tǒng)：是為一個(gè)或多個(gè)評審標(biāo)準(zhǔn)建立最低的執(zhí)行要求。獨(dú)立估算(標(biāo)底)： 采購組織自己編制估算,， 用以檢查報(bào)價(jià)價(jià)格,。

    7、合同管理：是確保賣方履行合同要求的過程。合同變更控制體系：確定合同修改的過程,，包括書面工作,、追蹤系統(tǒng)、爭執(zhí)解決程度和授權(quán)變更的批準(zhǔn)等級,。合同變更系統(tǒng)與總體變更控制系統(tǒng)相統(tǒng)一。合同管理的輸出：函件3合同變更,；支付申請,。采購審計(jì)：是一種對從采購計(jì)劃到合同管理的采購過程的結(jié)構(gòu)審查。

    四,、結(jié)論

    大型綜合勘察設(shè)計(jì)單位改企建制在建立具有EPC總承包能力的國際型工程公司時(shí),，項(xiàng)目采購管理對其總承包工程的質(zhì)量、進(jìn)度和費(fèi)用三大控制將產(chǎn)生較大影響,，而且也往往是原設(shè)計(jì)單位所不熟悉或不重視的領(lǐng)域,，尤其是設(shè)計(jì)人員的思想觀念上也要及時(shí)調(diào)整，因此我們認(rèn)為采購管理是關(guān)系到工程總承包項(xiàng)目能否成功的關(guān)鍵因素之一,。

作者單位：五洲工程設(shè)計(jì)研究院副院長   
——《中國工程咨詢網(wǎng)》